Als für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle im Sinne von § 4 Nr. 9 EKD-Datenschutzgesetz (DSG EKD) lassen wir Ihnen hiermit Informationen zur Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten bei Online-Meetings zukommen.
Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle:
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die kirchliche Einrichtung, die Sie zu dem Online-Meeting eingeladen hat, hier:
Ev. Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz
Konsistorium, vertreten durch die Konsistorialpräsidentin Dr. Viola Vogel
Georgenkirchstraße 69/70
10249 Berlin
Tel: 030/24344-240
Mail: praesident(at)ekbo.de
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite der Onlinemeeting-Anbieter aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um die ggf. benötigte Software für die Nutzung des Onlinemeeting-Dienstes herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, indem Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen „EasyMeet24“, um Online-Meetings, Video- und Telefonkonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „EasyMeet24“ ist ein Service der Connect4Video GmbH, Rüsselsheim, Deutschland. Zur Erbringung des Dienstes nutzt die Connect4Video GmbH weitere Dienstleister. Darunter sind Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz, in denen die Connect4Video GmbH Server betreibt, über welche Inhalte von „Online-Meetings“ wie Audio und Video geleitet werden. Technische Grundlage ist die „Zoom“ Technologie, ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei Teilnahme an einem Online-Meeting können diese Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen:
· Angaben zu Ihrer Person:
Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
· Meeting-Metadaten:
Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/ Hardware-Informationen
· bei Aufzeichnungen:
MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats
· bei Einwahl mit dem Telefon:
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
· Text-, Audio- und Videodaten:
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Meetings die Daten des Mikrofons und/ oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/ oder das Mikrofon jederzeit über die Onlinemeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrer Identität („Anzeigename“) machen.
Die genannten Daten verwenden wir zur Durchführung eines Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies vorab mitteilen und Ihre Einwilligung einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen in der Onlinemeeting-Software angezeigt.
Wenn es zur Protokollierung der Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Texteingaben protokollieren. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren die gestellten Fragen der Teilnehmer weiterverarbeiten.
Nichtbereitstellung
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung eines Online-Meetings erforderlich. Ohne die Mitteilung der zur Durchführung eines Online-Meetings benötigten Daten können Sie an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Wir informieren Sie bei der Eingabe von Daten, wenn die Bereitstellung für den jeweiligen Service oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Konsistoriums der EKBO verarbeitet werden, ist § 49 DSG-EKD die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist § 6 Nr. 4 DSG-EKD die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ § 6 Nr. 5 DSG-EKD, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, aber „Online-Meetings“ für die Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich sein, ist § 6 Nr. 3 DSG-EKD die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Sollten „Online-Meetings“ nicht aufgrund von vertraglichen Beziehungen oder aufgrund der Aufgaben der verantwortlichen Stelle durchgeführt werden, besteht die Rechtsgrundlage in § 6 Nr. 4 DSG-EKD. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Soweit wir ein Online-Meeting aufzeichnen, erfolgt dies auf Grundlage von § 6 Nr. 2 DSG-EKD (Einwilligung).
Datenweitergabe an Dritte
Inhalte aus Online-Meetings stehen allen Teilnehmern zur Verfügung. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Zudem erhält der Anbieter von „EasyMeet24“ notwendigerweise Zugang zu den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „EasyMeet24“ vorgesehen ist. Dies gilt nicht, soweit wir ein Online-Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durchführen. In diesem Fall kann der Anbieter der Onlinemeeting-Software nicht auf die Inhalte eines Online-Meetings zugreifen.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung von Teilen der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „EasyMeet24“ einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen, der wiederum mit „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen hat. Die Anforderungen des § 30 DSG-EKD und des §10 DSG-EKD sind erfüllt.
Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Löschung der Daten
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck, zu dem wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 10.08.2022