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Geld sparen durch alternative Software

13.07.2020

Bestimmte Programme finden sich in der Mehrheit der Gemeindebüros wieder: Outlook für die E-Mails, Word zum Bearbeiten von Dokumenten, Excel zur Bearbeitung von Tabellen und vielleicht sogar Powerpoint, um Präsentationen für den einen oder anderen Gemeindeabend vorzubereiten. Die hier genannten Programme von Microsoft sind allesamt kostenpflichtig. Geld, das die Gemeinden und Kirchenkreise durch die hier aufgezeigten Alternativen gut sparen können.

Egal, ob Gemeinden die für Unternehmen standardmäßig erworbene Professional-Version für 579,-€ nutzen oder ein monatliches Abonnement für Office 365 abschließen und 105,60€ / Jahr zahlen, im Vergleich zu 0,00€ ist es viel Geld. Zudem lagern bei Office 365 die Daten in der Online-Cloud von Microsoft, deren Nutzung ohne eine entsprechende DSG-EKD-konforme Vereinbarung zur Speicherung der Daten hier in Deutschland und den Ausschluss der Weitergabe an Dritte auch datenschutzrechtlich für Gemeinden rechtlich nicht in Frage kommt.

Wer einen kostenlosen und datenschutzkonformen Ersatz für Microsoft Outlook sucht, ist mit Thunderbird gut beraten. Das opensource Programm hat alles, was ein E-Mail-Client braucht: Es bietet eine übersichtliche Postfachansicht (auch für die Verwaltung und Ordnung mehrerer E-Mail-Konten), ein Archiv- und Nachrichtensystem, einen integrierten Spamfilter, ein Adressbuch zur Pflege der Kontakte und lässt sich über zahlreiche ebenfalls kostenlose Erweiterungen (Addons) leicht auf die individuellen Bedürfnisse anpassen. Ab Version 78.2 ist nun auch PGP standardmäßig integriert, um E-Mails signieren und verschlüsseln zu können sowie ein Kalender für die Terminverwaltung.

Kostenlose Alternativen zum Microsoft Office stellen die opensource Projekte OpenOffice und LibreOffice dar. Mit dem niedrigen Arbeitsspeicherverbrauch ist OpenOffice eine gute Alternative für vor allem ältere Rechner, auf denen die Bürosoftware zum Einsatz kommt und dort häufig flüssiger läuft als Microsofts Office-Suite. LibreOffice gibt es hingegen auch für 64-Bit-Betriebssysteme, außerdem kommt es etwas moderner daher, wird häufiger aktualisiert und bietet zudem die Möglichkeit, in den XML-Formaten (.docx, .xlsx, .pptx) von Microsoft Office zu speichern. Das Programm "Writer" ersetzt dabei die Funktionen des Programmes "Word". "Excel" wird in der kostenlosen Anwendung von "Calc" ersetzt. Präsentationen, wie Sie sie in Microsofts Office-Suite mit "Powerpoint" erstellen würden, können Sie bei den hier genannten Lösungen mit "Impress" bearbeiten. Zusätzlich kommen OpenOffice und LibreOffice noch mit zwei weiteren Programmen daher: "Draw" ist ein Zeichenprogamm mit dem sich z.B. Einladungskarten oder Aushänge für den Schaukasten deutlich komfortabler gestalten lassen als bspw. mit "Word" bzw. "Writer". Außerdem enthalten die kostenlosen Office-Pakete auch das Datenbankwerkzeug "Base", das eine Alternative zu Microsofts "Access" darstellt und z.B. bei Inventarisierungen sinnvoll zum Einsatz kommen kann.

Wer noch nicht ganz überzeugt ist, mag vielleicht vor dem Kauf eines neuen Office-Produktes zunächst einmal eine der hier genannten Alternativen herunterladen und ein halbes Jahr ausprobieren. So lange dauert in der Regel eine Probezeit. Der Umstieg fällt zumeist nicht schwer, da die grundlegenden Arbeitsschritte dieselben sind und es zudem jede Menge guter Anleitungen (z.B. hier für Writer, Calc oder Thunderbird) gibt.