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Online-Handbuch für www.ekbo-termine.de

RSSPrint

1. Zugang beantragen

Als Gemeinde oder Organisation können Sie einen kostenlosen Zugang zu unserer Veranstaltungsdatenbank beantragen. Dazu folgen Sie bitte diesem Link:
http://www.ekbo-termine.de/antrag-schritt1

Bitte beachten Sie, dass es pro Gemeinde nur einen Zugang zur Veranstaltungsdatenbank geben kann. Außerdem MUSS als Veranstalter eine Kirchengemeinde/Organisation angegeben werden, keine Einzelperson.

Bitte prüfen Sie vor Beantragung des Zugangs auch, ob es evtl. schon einen Account für Ihre Gemeinde gibt. Dies finden Sie heraus, indem Sie im Suchfeld z.B. den Namen Ihrer Gemeinde eintragen.

2. Anmelden

Sobald Ihr Zugang freigeschaltet wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsmail.
Diese enthält Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort.

Bitte melden Sie sich dann unter folgendem Link an:

www.ekbo-termine.de

Bitte tragen Sie im oberen Fenster Ihren Benutzernamen und im Fenster darunter Ihr Passwort ein. Beenden Sie Ihre Eingabe durch Klick auf das Feld "Anmelden".

3. Ihre Daten

In der linken Spalte finden Sie unter dem Menüpunkt "Eigene Daten" Ihre Veranstalterkontaktdaten. Diese sollten immer aktuell sein und sich nicht auf die Person beziehen, die den Account pflegt, sondern auf die Einrichtung oder Gemeinde, die offizieller Inhaber des Accounts ist.

Bitte achten Sie darauf, dass für Ihre Gemeinde die korrekte Zuordnung zur Region, zum Sprengel und zum Kirchenkreis angegeben ist. Diese Datenfelder sind für den Export von Veranstaltungen relevant und führen bei falschen oder unvollständigen Eingaben zu Fehlern bei der Datenausgabe in unterschiedlichen Medien.

Sollten Sie das Passwort für Ihren Account vergessen haben, können Sie sich über die Passwort-Vergessen-Funktion ein neues Passwort einrichten.

4. Rollen und Berechtigungen

In unserer Veranstaltungsdatenbank gibt es verschiedene Rollen:

  • Administrator -> schaltet Zugänge frei, vergibt Rollen, hat Zugriff auf alle Accounts (EKBO)
  • Gruppenadministrator -> legt Zugänge für die ihm zugewiesenen Gemeinden an und schaltet diese frei, hat Zugriff auf die ihm zugewiesenen Accounts (Kirchenkreis -> Gemeinden)
  • Veranstalter -> hat redaktionellen Zugriff auf seinen Account, kann Daten importieren und exportieren (-> Kirchengemeinde)
  • Redakteur -> kann die ihm zugewiesenen Daten exportieren, hat aber keine redaktionellen Zugriffsrechte auf einen Account (-> z.B. Tagesspiegel, zitty, tipp)

5. Veranstaltungsorte anlegen

Zu jeder Veranstaltung muss ein Veranstaltungsort angegeben werden. Es handelt sich dabei um Pflichtfeld, dessen Daten für den Export zu anderen Schnittstellen benötigt werden.

Bitte legen Sie - bevor Sie Ihre Veranstaltungen eintragen - zuerst Ihre Veranstaltungsorte an. In der Regel hat jede Gemeinde einen Veranstaltungsort. Das vorab Anlegen von Veranstaltungsorten hat den Vorteil, dass Sie nachher aus Ihrer Liste mit Veranstaltungsorten den entsprechenden auswählen können und die Daten nicht immer wieder neu eingeben müssen.

Und so gehen Sie vor:

  • Klicken Sie dazu bitte links im Menüfeld auf "Veranstaltungsorte".
  • Über den Button "Erstellen" legen Sie einen neuen Eintrag an.
  • Bitte füllen Sie das Formular sorgfältig aus.
  • Die Felder "Kategorien", "Name und "Ort" sind Pflichtfelder und ebenfalls für den Datenexport zu anderen Schnittstellen relevant (z.B. KirchenApp)
  • Mit dem Klick ins Feld "Adresse in der Karte anzeigen" wird eine Verortung durch Google Maps ermöglicht. Diese Möglichkeit öffnet sich erst durch die Eingabe einer Straße und einer Postleitzahl.
  • Bitte ordnen Sie jeden Veranstaltungsort einer Region zu. Je Kirchenkreis stehen unterschiedliche regionale Zuordnung zur Verfügung, die die korrekte Ausgabe in verschiedenen Exporten (z.B. Kirchenzeitung) sicherstellen und langfristig auch die Suche für die Nutzer*innen der Termindatenbank vereinfachen soll. Sollten in Ihrem Kirchenkreis noch keine Regionen hinterlegt sein, können Sie sich gerne mit einem Vorschlag an ekbo-termine(at)ekbo.de wenden.



  • Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Angaben mit einem Bild Ihrer Kirche zu ergänzen (max. 6MB)
  • Bitte beenden Sie Ihre Eingaben mit "Speichern".

Über das Berarbeitungssymbol (Blatt mit Stift) haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten zu aktualisieren.


Hinweis für Gruppenadministratoren:

Sie können Veranstaltungsorte, die unter Umständen von mehreren Gemeinden genutzt werden, als "regional" anlegen. Dies gibt allen Gemeinden, die diesem Gruppenadministrator zugeordnet sind, die Möglichkeit, diesen Ort ebenfalls aus der Liste Ihrer Veranstaltungsorte abzurufen und die daten dafür nochmal selbst eingeben zu müssen.

6. Ansprechpartner/in festlegen

Ebenso wie die Veranstaltungsorte werden auch die Ansprechpartner in einer eigenen Liste verwaltet. Jeder Veranstaltung kann ein Ansprechpartner zugeordnet werden.

"Ansprechpartner" ist die allgemeine Bezeichnung für alle Personen, die in irgendeiner Form Verantwortung bei der Durchführung einer Veranstaltung haben, sei es der/die Pfarrer/in, Prediger/in, Prädikant/in, Lektor/in, der/die Leiter/in oder Referent/in einer Fortbildung, etc.

  • Über den Link "Neuen Ansprechpartner hinzufügen" können Sie einen neuen Eintrag anlegen.
  • Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit "Speichern".
  • Die Daten können jederzeit über das Bearbeiten-Symbol geändert werden. Beachten Sie dabei bitte, dass dies Auswirkungen auf alle Veranstaltungen hat, die mit dieser Person verknüpft sind.
  • Per Drag und Drop können die Einträge sortiert werden.
  • Über das Mülltonnen-Symbol können Einträge gelöscht werden.

Hinweis für Gruppenadministratoren:

Ein Ansprechpartner kann als "regional" gekennzeichnet werden, wenn er für mehrere Gemeinden als Ansprechpartner bei Veranstaltungen relevant ist.

7. Eine einzelne Veranstaltung eingeben

Nachdem Sie Ihre Veranstaltungsorte und Ansprechpartner angelegt haben, können Sie nun Ihre Veranstaltungen eingeben.

  • Klicken Sie dazu im linken Menü auf "Veranstaltungen".
  • Dort finden Sie den Button "Veranstaltung eingeben".

Für die Erfassung der Veranstaltungen gibt es zwei unterschiedliche Formulare:

  • Gottesdienste
    (betrifft alle Gottesdienste in der EKBO)
  • Sonstige Veranstaltungen
    (betrifft alle Veranstaltungen außer Gottesdienste in der EKBO)

Und so legen Sie eine einzelne Veranstaltung an:

  • Klicken Sie auf den Link für den gewünschten Veranstaltungstyp.
  • Es öffnet sich das entsprechende Eingabeformular.
  • Füllen Sie das Formular gemäß den Feldbezeichnungen aus oder wählen Sie die gewünschten Einträge aus den Auswahlmenüs (Veranstaltungsort, Ansprechpartner)
  • Bitte befüllen Sie bei einer einzelnen Veranstaltung für die Datumsangabe nur die Felder "Titel", "Termin/Uhrzeit" und "von bis"
  • Bitte beenden Sie alle Eingaben im Formular mit "Speichern".

8. Eine Veranstaltungsreihe anlegen

Eine Veranstaltungsreihe anzulegen macht vor allem dann Sinn, wenn Termine regelmäßig wiederkehren, wie z.B. Gottesdienste.

Eingabe einer Reihe - so gehen Sie vor:

Bsp: In ihrer Gemeinde findet eine Veranstaltung jeden zweiten Sonntag um 12.00 Uhr in einer bestimmten Kirche über einen bestimmten Zeitraum statt.

  • Geben Sie den Titel (z.B. Hauptgottesdienst) und gegebenfalls einen Untertitel ein.
  • Geben Sie bei Termin/Uhrzeit das Datum des nächsten Sonntags ein: z.B. 06.02.2016 um 12:00 Uhr.
  • Da es sich um einen periodischen Termin handelt, wählen Sie bei "Wiederholungstermin" "bis zum" und geben z.B. ein: 28.12.2016.
  • Wählen Sie aus dem Auswahlmenü "jede zweite Woche am" an und klicken Sie auf das Kästchen (Checkbox) vor dem Wochentag So.
  • Ergänzen Sie weitere Angaben und klicken Sie auf "Speichern".
  • In Ihrer Übersicht sehen Sie nun alle Gottesdienste bis einschließlich 28.12.2016.

Sie können Ihre Gottesdienste bereits für das gesamte Jahr anlegen und dann nach und nach aktualisieren, z.B. den Namen der Pfarrerin oder des Pfarrers einfügen.

9. Eine einzelne Veranstaltung innerhalb einer Reihe bearbeiten

Sie haben für Ihre Gottesdienste eine Reihe angelegt. Nun möchten Sie pro Gottesdienst den predigenden Pfarrer angeben. Die Angabe des "Ansprechpartners" gehört aber zu den sog. Stammdaten. Wenn Sie den Pfarrer über das Symbol "Reihe bearbeiten" (Blatt mit R und Stift) ändern würden, hätte dies Auswirkungen auf alle Gottesdienste in Ihrer Reihe.

Um nur eine bestimmte Veranstaltung in Ihrer Reihe zu bearbeiten, müssen Sie die gewünschte Veranstaltung aus der Reihe herauslösen.

  • Klicken Sie dazu in der Übersichtsliste bei dem Termin auf das Symbol "aus der Reihe herauslösen" (Blatt mit rotem abgehenden Pfeil und Stift nach rechts).
  • Dieses Symbol befindet sich mit weiteren Optionen im Menü unter der Pfeilschaltfläche ganz rechts. -> Grauer Pfeil/Dreieck nach unten gerichtet.

Nun werden die Stammdaten zusammen mit den gewählten Datums- und Zeitangaben als eigenständige Veranstaltung abgespeichert. Sie können alle Angaben beliebig ändern, ohne dass die Reihe betroffen ist.

Bitte beenden Sie Ihre Eingaben für die herausgelöste Veranstaltung mit "Speichern".

10. Veranstaltungen sperren / freischalten

Wenn Sie Veranstaltungen zunächst im Hintergrund - also nicht öffentlich sichtbar - anlegen und bearbeiten wollen, haben Sie die Möglichkeit, die Veranstaltung nach Eingabe und Speicherung Ihrer Daten zunächst zu sperren.

Sie können dann in Ruhe alle Änderungen vornehmen, die notwendig sind.

Wenn die Veranstaltung öffentlich angezeigt werden soll, können Sie sie freischalten und Ihre Eingabe mit dem Befehl "Speichern beenden.

11. Veranstaltung(en) übernehmen

Wenn Sie z.B. eine gemeinsame Veranstaltung mit einer benachbarten Kirchengemeinde gestalten, muss der Termin nicht mehrfach in die Termindatenbank eingegeben werden. Ein Veranstalter kann den Termin die Termindatenbank eingeben. Der zweite Veranstalter kann nachdem dem Login auf www.ekbo-termine.de/kalender gehen und sieht dann dort unterhalb der Veranstaltungen das Symbol zum Übernehmen von Veranstaltungen. Die Kalenderansicht kann auch über die Datums- oder Kirchenkreisauswahl der Veranstaltungen eingeschränkt werden.

Nach der Übernahme der Veranstaltung in meinen Kalender findet man die Veranstaltung auch in der eigenen Kalenderansicht, wo man normalerweise nur Veranstaltungen findet, die man selbst eingegeben hat. Die Anzeige der Termine unterscheidet sich dahingehend, dass man den übernommenen Termin nicht bearbeiten kann. Man kann ihn lediglich wieder aus dem eigenen Kalender entfernen.

In Exporten z.B. für Gemeindebriefe oder Aushänge ist es jedoch möglich auch die Informationen der übernommenen Veranstaltungen mitauszugeben.

Veranstaltungen im Kalender www.ekbo-termine.de/kalender nach dem Login übernehmen

 

Übernommene Veranstaltung in der eigenen Kalenderansicht